Nach dem Erstellen einer Veranstaltung mit Teilnehmern wird eine Einladungs-E-Mail an alle Eingeladenen gesendet und der Ersteller wird zum Organisator.
- Aktualisieren von Besprechungen - Dies kann nur vom Organisator durchgeführt werden. Er kann jeden Aspekt der Besprechung ändern, mit Ausnahme des Kalenders, in dem die Besprechung untergebracht ist. (Das Verschieben von Terminen zwischen Kalendern ist noch nicht möglich.)
- Das Ändern der Uhrzeit der Besprechung ist eine Aktualisierung der Terminplanung - Antworten, die vor der Aktualisierung gesendet wurden, werden für ungültig erklärt (ihr Status wird auf "Pending Response" zurückgesetzt) und die eingeladenen Personen, die bereits auf die Einladung geantwortet haben, sollten erneut antworten.
- Bei Speichern - Sobald die Veranstaltung geändert wurde und der Organisator auf Speichern klickt, werden E-Mails zur Aktualisierung der Einladung an alle Eingeladenen gesendet.
- Treffen absagen - Sobald das Ereignis geändert wurde und der Organisator auf Speichern klickt, werden Aktualisierungs-E-Mails an alle Eingeladenen gesendet.
- Besprechungen können nur durch den Organisator abgesagt werden.
- Beim Löschen einer Besprechung wird eine Stornierung E-Mail an alle eingeladenen Personen gesendet.
- Antworten auf Einladungen - Nach Erhalt einer Einladung zu einer Veranstaltung können die Eingeladenen Antworten mit Angaben zu ihrem Teilnahmestatus zurücksenden.
- Antwortstatus: Annehmen, Vorläufig, Ablehnen - Eine E-Mail mit dem ausgewählten Teilnahmestatus wird an den Organisator gesendet. (Der Status wird später auf der Registerkarte "Personen" des Veranstalters angezeigt).
- Neue Zeit vorschlagen - Die Eingeladenen können dem Organisator eine neue Zeit für die Besprechung vorschlagen. Sie erhalten eine E-Mail mit dem vorgeschlagenen neuen Zeitpunkt für die Besprechung. Die Veranstaltung wird erst geändert, wenn der vorgeschlagene Zeitpunkt vom Organisator akzeptiert wird. Die verfügbaren Antworten auf den Vorschlag sind:
- Akzeptieren - Die Einladung wird aktualisiert und eine E-Mail mit der neuen Uhrzeit an alle eingeladenen Teilnehmer gesendet.
- Ablehnen - Die E-Mail mit der Ablehnung des Vorschlags wird an den Teilnehmer gesendet, der den Vorschlag für die neue Uhrzeit gesendet hat.